Accessで作った社内システムの保守と移行｜作った人がいなくなる前に

Accessの社内システムが多い理由と、抱えているリスク

Accessは、データベース（大量のデータを整理して保存・検索する仕組み）と入力画面・帳票をまとめて作れるソフトです。Officeに含まれていることが多く、プログラミングの専門家でなくても、Excelに慣れた社員が独学で業務に合ったシステムを作れました。外注するより安く、自社のやり方にぴったり合わせられることから、2000年代〜2010年代に多くの中小企業で使われるようになりました。

実際、長年問題なく動いてきたAccessシステムも少なくありません。ただし、次のようなリスクを抱えやすい構造になっています。

作った人しか中身が分からない

最大のリスクは属人化です。社内の詳しい人が業務の合間に作り、少しずつ機能を足してきたものがほとんどで、設計書や説明書が残っていないことが普通です。画面の裏で動くVBA（Office製品に組み込まれたプログラム言語）の処理や、どのテーブルが何に使われているかは、作った本人の頭の中にしかない、という状態になりがちです。

共有フォルダに置いて複数人で使うと壊れやすい

Accessのデータは基本的に1つのファイル（.accdb や古い形式の .mdb）に保存されます。これを社内の共有フォルダに置き、複数人が同時に開いて使っている会社は多いのですが、この使い方では、ネットワークの瞬断や、使用中のパソコンの強制終了などをきっかけにファイルが壊れることがあります。Accessには修復機能（「最適化/修復」）がありますが、必ず元に戻るとは限りません。

また、1ファイルあたりの容量には上限（2GB）があり、長年データをため続けると動作が重くなったり、上限に近づいたりします。同時に使う人数が増えるほど、遅さやロックによる不具合も出やすくなります。

OfficeやWindowsのバージョンに左右される

Accessのシステムは、パソコンに入っているOfficeのバージョンに依存します。パソコンを入れ替えてOfficeが新しくなった、32ビット版から64ビット版に変わった、といったタイミングで、VBAの一部が動かなくなったり、帳票の体裁が崩れたりすることがあります。

さらに、Office 2016／2019（Access 2016／2019を含む）は、2025年10月14日にサポートが終了しています。サポートが終わった製品にはセキュリティ上の修正が提供されません。買い切り版のOfficeでAccessを使い続けている場合は、いずれ新しいOfficeへの切り替えが必要になり、そのときに動作確認が避けられません。なお、Microsoft 365でもプランによってはAccessが含まれないため、契約内容の確認も必要です。

まずは社内のAccessを棚卸しする

対策を考える前に、社内にどんなAccessファイルがあり、どう使われているかを把握します。複数の部署で別々に作られていて、経営者が存在を知らないAccessファイルが見つかることもあります。

このうち、「作った人の退職予定」と「バックアップ」は特に急ぎます。棚卸しの途中で、バックアップが取れていないファイルが見つかったら、まずはその日のうちにコピーを取っておきましょう。

あわせて、そのシステムが止まったら業務がどうなるかも書き添えてください。「止まったらExcelで1週間はしのげる」のか、「出荷指示が出せず当日から現場が止まる」のかで、対策の優先順位が変わります。

取れる選択肢は大きく3つ

棚卸しができたら、システムごとに方向性を決めます。選択肢は大きく次の3つです。

1. 延命・保守：今のAccessのまま使い続ける

Accessのまま、壊れにくく、分かる人がいる状態に整える方法です。具体的には、ファイルを「画面用（フロントエンド）」と「データ用（バックエンド）」に分けて各PCに画面用を配る、定期的なバックアップと最適化を仕組みにする、VBAの中身を読み解いて簡単な説明書を作る、新しいOfficeで動作確認して必要な箇所を直す、といった作業です。費用を抑えやすく、使い慣れた画面がそのまま残るのが利点です。

2. データだけをSQL Serverなどのデータベースへ移し、Accessは画面として使う

データの保存先を、SQL Server（Microsoftのデータベース製品）などの本格的なデータベースに移し、Accessは入力画面や帳票を出す「窓口」として使い続ける方法です。データベースはクラウド上に置くこともできます。ファイル破損や容量の問題が起きにくくなり、複数人で使っても安定しやすくなります。画面は今のものを活かせるため、利用者の戸惑いが少ないのも利点です。一方で、データベースの管理が新たに必要になり、Accessの画面やVBAの一部は手直しが必要になることがあります。また、移行先のデータベース製品にもサポート期限があります（たとえばSQL Server 2016は2026年7月14日に延長サポートが終了しています）。新しく導入するなら、サポート期間が十分に残っている版を選びましょう。

3. Webシステムやクラウドサービスへ置き換える

Accessをやめ、ブラウザで使うWebシステムを作る、または市販のクラウドサービスに切り替える方法です。Officeのバージョンに左右されず、外出先や別拠点からも使えるようになります。そのかわり、画面も処理も作り直しになるため、費用と期間が最もかかります。クラウドサービスを選ぶ場合は、業務のやり方をサービスに合わせる部分が出てきます。

どれを選ぶか：判断の目安

どの選択肢が合うかは、利用人数、データ量、使う場所、業務の変化の大きさなどで決まります。次の表は一般的な目安です。実際には、システムごとの事情を踏まえて判断してください。

判断のポイント	1. 延命・保守	2. データだけ移行	3. Web・クラウドへ置き換え
同時に使う人数	数人程度まで	数人〜数十人	人数が多い、今後増える
使う場所	社内のPCのみ	社内が中心	外出先・別拠点・スマホからも使いたい
データ量・動作	重さや破損の問題が少ない	重い、破損したことがある	データ量が大きく、今後も増える
業務の変化	今のやり方で困っていない	画面は満足、土台を安定させたい	業務のやり方自体を見直したい
費用・期間	最も小さい	中程度	最も大きい
主な注意点	Officeの更新ごとに確認が必要。根本的な解決ではない	データベースの管理・費用が増える。VBAの手直しが必要な場合がある	仕様の整理が必要。利用者の慣れに時間がかかる

迷った場合は、「作った人がいつまでいるか」を基準に考えるのが現実的です。退職まで半年を切っているなら、まずは延命と仕様の記録を優先し、移行先の検討はその後に落ち着いて行う、という順番が安全です。

移行で失敗しやすいポイント

2や3の移行を選んだ場合、次のような落とし穴があります。

画面に見えていない処理を見落とす

Accessシステムでは、ボタンを押したときに裏で集計や更新が行われていたり、起動時に自動で前日のデータを整理していたりすることがあります。画面だけを見て新システムを作ると、こうした「見えない処理」が抜け落ちます。VBAやクエリ（データを抽出・更新する命令）の中身を、移行前に一つずつ確認する必要があります。

データの「汚れ」がそのまま持ち込まれる

長年使ってきたデータには、同じ取引先が表記ゆれで複数登録されている、必須のはずの項目が空欄になっている、日付が文字として入っている、といった不整合がよくあります。Accessでは許されていた入力が、新しいデータベースではエラーになることもあります。移行前にデータの点検と整理の期間を取っておきましょう。

周辺のExcelや手作業を忘れる

AccessからExcelに出力して、さらにマクロで加工して報告書を作っている、というように、周りに別の仕組みがつながっていることがよくあります。移行でデータの出力形式が変わると、こちらが動かなくなります。棚卸しの段階で、つながっているものを洗い出しておくことが大切です。

いきなり切り替える

新旧のシステムを一定期間並行して動かし、同じ結果が出るかを照合してから切り替えるのが基本です。月末処理や決算処理など、月に一度・年に一度しか動かない処理も確認対象に含めてください。繁忙期を避けた時期に切り替えを計画すると、トラブル時にも対応しやすくなります。

作った人がいるうちにやっておくこと

どの選択肢を取るにしても、作った人が社内にいる間にできることは多く、後からでは取り戻せないものもあります。退職や異動の予定が分かったら、引き継ぎ期間の業務として次の作業を割り当ててください。

• パスワードとロックの解除方法を聞いておく：VBAやファイルにパスワードがかかっていると、後から中身を確認できなくなります。
• 編集できる元のファイルを確保する：.accde や .mde 形式は中身を編集できない配布用の形式です。編集できる元のファイル（.accdb / .mdb）がどこにあるか確認しておきます。
• 画面ごとの使い方と、月末・年度末の特別な操作を記録する：画面を操作しながら説明してもらい、録画しておくのも有効です。
• 「ここは触ると壊れる」という注意点を聞く：本人だけが知っている回避方法や、手で直しているデータがないか確認します。
• 過去に起きたトラブルと直し方を書き出してもらう：同じトラブルが起きたときの手がかりになります。

完璧な設計書を求める必要はありません。箇条書きのメモや画面の録画でも、ないのとは大きく違います。作った本人に負担をかけすぎないよう、経営者が引き継ぎの時間を正式に確保することが、いちばんの近道です。